Systèmes opérationnels

Après la signature.

Ce qui a été promis au client doit arriver intact aux opérations. Cinq systèmes qui assurent la continuité entre le commerce et l’exécution.

Transmission vente vers opérations

La commande est signée. Ce qui a été promis au client se trouve dans un mail, un devis et la mémoire du commercial. Les opérations reconstituent.

Ce que nous structurons

Un dossier de lancement complet, constitué à la signature, contenant les engagements pris et les pièces qui les portent.

Ce qui se déclenche seul

Création du dossier projet dès la signature
Collecte des engagements commerciaux et des spécifications
Contrôle des pièces manquantes avant lancement
Notification des services concernés

Ce qui reste décidé

La validation du lancement reste une décision de production.

Ce que vous voyez

Ce qui a été promis, par qui, et sur quelle base.

Coordination entre services

Chacun connaît son étape. Personne ne connaît la suivante. L’information circule par relances et par couloirs.

Ce que nous structurons

Des étapes nommées, des responsabilités attribuées, et une visibilité partagée sur l’avancement réel.

Ce qui se déclenche seul

Passage d’étape et notification du service suivant
Signalement des dossiers sans mouvement
Consolidation de l’avancement par affaire
Historique des décisions et de leurs auteurs

Ce qui reste décidé

Les arbitrages de priorité restent à la direction des opérations.

Ce que vous voyez

Où en est chaque affaire, sans faire le tour des bureaux.

Traitement documentaire

Commandes, accusés, factures et documents fournisseurs arrivent en pièce jointe et sont ressaisis à la main dans un autre outil.

Ce que nous structurons

Un trajet complet pour chaque document : réception, extraction, contrôle, enregistrement.

Ce qui se déclenche seul

Classement et extraction depuis les documents entrants
Rapprochement avec la commande et la réception
Contrôle des quantités et des prix convenus
Enregistrement dans vos outils existants

Ce qui reste décidé

Tout écart détecté remonte à un humain, avec le motif du signalement.

Ce que vous voyez

Les écarts fournisseurs que la routine faisait passer inaperçus.

Demandes clients et service après-vente

Les demandes arrivent sur des boîtes personnelles. Quand la personne est absente, la demande attend.

Ce que nous structurons

Un point d’entrée commun, une qualification par nature de demande, et un suivi qui ne dépend de personne en particulier.

Ce qui se déclenche seul

Centralisation et qualification des demandes entrantes
Rattachement à l’affaire et à l’historique du client
Attribution selon la nature et la charge
Signalement des demandes sans réponse

Ce qui reste décidé

La réponse au client reste rédigée ou validée par vos équipes.

Ce que vous voyez

Le volume, la nature et le délai de traitement des demandes.

Continuité de la connaissance

Certains dossiers ne sont traitables que par une personne. Quand elle part en congé, l’entreprise ralentit.

Ce que nous structurons

Les règles métier documentées là où elles s’appliquent, et une base consultable plutôt qu’une transmission orale.

Ce qui se déclenche seul

Capture des règles appliquées au fil des dossiers
Base documentaire consultable et à jour
Réponses aux questions internes récurrentes
Aide à la prise de poste

Ce qui reste décidé

La validation de ce qui fait règle reste à vos experts.

Ce que vous voyez

Les dépendances à une seule personne, avant qu’elles ne coûtent cher.

Ces systèmes prennent le relais de ceux qui précèdent la commande.

Les systèmes commerciaux

Après la signature.

Une revue privée de votre système commercial.